Mit Know how aus der Praxis an die Umsetzung.
Eine Organisation lebt - die Dokumentation muss auch leben!
| Erfahrung | Als Geschäftsführer und Entwicklungs-Leiter beschäftige ich mich seit vielen Jahren mit der Dokumentation. Für eine Software-Unternehmung ist die Dokumentation ein entscheidender Erfolgsfaktor. Vor meiner unternehmerischen Tätigkeit habe ich die Dokumentation einer IT-Abteilung mit über 120 Mitarbeitenden komplett restrukturiert und elektronisch verfügbar gemacht. |
| Spass | Viele Menschen empfinden das Dokumentieren als unangenehm. Dies liegt aber oft an den Werkzeugen selbst. Die Motivation kommt durch die einfache Bedienung, ein paar Layout-Regeln und klare Strukturen und schon macht dokumentieren Spass. Jeder sieht die Notwendigkeit ein aber er muss auch den "Sinn" darin sehen. |
| Ordnung | OneNote gibt schon vieles vor. Bücher, Abschnitte (Kapitel) und Seiten (mit Gliederung) schaffen Übersicht und helfen allen, sich selbst in komplexen Dokumentationen gut zurecht zu finden. Wir helfen Ihnen dabei, die geeigneten Strukturen erarbeiten zu können. |
| Flexibilität | Alle Werkzeuge für die Dokumentation, die wir vorher eingesetzt hatten, scheiterten vor allem daran, dass strukturelle Änderungen an der Organisation nur mit riesigem Aufwand in der Dokumentation nachzuvollziehen war. Mit OneNote ist dies ganz einfach. Mit geringem zeitlichem Aufwand können auch umfangreiche Dokumentations-Systeme an strukturelle Veränderungen angepasst werden. |
| Aktualisierung | Es kostet die Unternehmungen sehr viel Zeit und Geld, Dokumentationen aufzubauen. Es kostet aber noch sehr viel mehr von beidem, wenn diese dann nicht unterhalten und aktualisiert werden, weil sich der Nutzwert dann mit jedem Monat reduziert. Nicht selten beginnen dann viele wieder ganz von vorne. Mit OneNote ist es wirklich einfach und einladend laufend alle Änderungen und Neuerungen nachzutragen. Dies ist ein Investitionsschutz und macht, dass die Dokumentationen eben "lebt". |
| Teamwork | Sie müssen im OneNote nie "sichern". OneNote schreibt alle Ihre Änderungen in ein Cache und synchronisiert diesen mit den eigentlichen Dokumenten auf Ihrem lokalen Rechner, auf dem Netzwerk oder auf OneDrive (Microsofts Cloud-Dienst). Jede Änderung wird markiert und der Autor wird angezeigt. Dadurch sieht jeder, was von wem geändert wurde. Dies ermöglicht auch eine einfache gegenseitige Qualitätssicherung (sei es Gestaltung, Lektorat oder Inhalt). |
| OneDrive | Die Speicherung von Dokumenten in der Cloud ermöglicht die Zusammenarbeit über die Grenzen der Organisation hinaus und funktioniert einwandfrei. Die gemeinsame Arbeit z.B. an Konzepten ist eine wertvolle Innovation, welche wir mehr und mehr einsetzen. |
| Offline | Kommen Sie auch oft erst im Homeworking dazu, die wirklich wichtigen Dinge in aller Ruhe zu erarbeiten? Nehmen Sie Ihr Notebook nach Hause und arbeiten Sie an allen Dokumenten (egal wo diese schlussendlich gespeichert sind). Sie haben alle Bücher immer dabei. Zurück im Büro, werden diese automatisch synchronisiert. |
| Finden | Das Suchen von Informationen ist eine der absoluten Stärken von OneNote. Die Suche in allen Büchern, einzelnen Büchern, Abschnitten oder nur auf der aktuellen Seite hilft bei der Auffindung und Aktualisierung von Informationen enorm. Die Suche findet selbst handschriftliche Notizen, welche mit einem Digitizer-Pen eingeben wurden (Voraussetzung ist da jedoch eine einigermassen leserliche Handschrift). |
| Digitizer | OneNote ist ursprünglich als elektronisches Notizbuch konzipiert worden. Was liegt näher, als im Notizbuch eben auch Skizzen und Handschrift eintragen zu können. Wenn Sie über ein Gerät mit Digitizer-Pen verfügen, steht diesem Wunsch nichts mehr entgegen. Die Stifteingabe ist ab Windows 7 im Betriebssystem integriert, funktioniert einwandfrei und fühlt sich recht "natürlich" an. |
| Einfach | OneNote ist sehr einfach zu erlernen. Man ist am "Dokumentieren" und nicht am "Formatieren". Die Dokumentation ist ohne grossen Aufwand mit ein paar einfachen Layout-Regeln homogen, sauber und schön gestaltet. Gerade weil OneNote so einfach ist, ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden sehr hoch. Einfacher geht's nicht! |
| Schutz | Als Unternehmer führe ich immer auch einige Bücher, die auf meinem lokalen Notebook mit Digitizer gespeichert sind. In diesen Büchern entwickle ich meine Visionen und Ideen für Firmen und Produkte und stelle so sicher, dass diese Informationen wirklich vertraulich bleiben. |